İş Planı
Ziyaretçi
İş Planı Nedir Ve Neden Önemlidir?
Birçok yerde karşımıza çıkar. Peki nedir bu iş planı? İş Planı, kurumsallığın en temel öğelerinden bir tanesi. iyi hazırlanmış bir iş planı şirketiniz için bir mihenk taşı olacak. Neden mi? İş planı, iş sahibinin konuya yaklaşımındaki ciddiyetini, profesyonelliğini, işi ne kadar iyi bildiğini, risklere ve fırsatlara ne kadar hazırlıklı olduğunu yansıtan en önemli kanıt olacak. Bir anlamda iş planı, ortakların ve yöneticilerin bir tür aynasıdır, çünkü başarılı bir iş planı hazırlamak için konunuza hakim olmanız gerek.
İş planı neyin, ne zaman, nasıl yapılacağını ve kimin yapacağını özetleyen bir çerçeve. Sadece şirkete sermayedar veya finansör arayışı için değil aynı zamanda dahili çalışmalarınızda da yardımcı olacak.
İyi hazırlanmış bir iş planı sizin;
Bir yerden başka bir noktaya yolculuk ederken, nasıl haritada ana yolları izleyerek ilerlemek büyük resmi görmemize yardımcı oluyorsa, iş planı da bir şirketin mevcut noktasından hedefine ulaşırken geçeceğiniz aşamaları görmenizde yardımcı olacak. İş planını statik değil tam tersine dinamik, yaşayan, sürekli şartlara göre yenilenen bir bir çalışma gibi düşünmek gerek.
Başarılı Bir Toplantı Nasıl Yapılır?
Yerinde, zamanında ve kurallarına göre yapılırsa, toplantılar iş hayatımızın vazgeçilmez bir parçasıdır. Toplantılar, katılanlara birbirilerini daha iyi tanıma fırsatını sunar. İyi toplantılar firmada birliktelik duygusunu güçlendirir, şirket kültürünün yeniden üretilmesini sağlar. Katılanların olaya farklı açılardan yaklaşımları ve değişik önerileri, en iyi ve yaratıcı çözümün bulunmasını kolaylaştırır. Bazı yöneticilerde ise toplantı sendromu rahatsızlığı vardır. Bunlar orta kademe yöneticileri ve çalışanları bir araya toplayıp, kendilerinin ne kadar akıllı ve iyi bir yönetici olduğunu göstermeyi sever. Bu tür tek adamlı "show" toplantılarında genellikle çözüm üretilemez. Gerilimli toplantılarda kendini incinmiş hissedenler, intikam almak için bir sonraki toplantıyı bekler. Bu tür toplantılar yeni sorunlar, hizipler, klikler, gruplaşmalar doğurur. İkide bir toplantı düzenlendiğinde ise alınan kararları uygulamaya neredeyse vakit kalmaz.
Verimli toplantılar için aşağıdaki noktalara dikkat edilmesi iyi olur:
Gündem iki gün önceden bildirilmeli: Toplantıda konuşulacak konuların önceden belirlenmesi ve iki gün önceden katılacaklara bildirilmesi gerekir. Aksi takdirde çalışanlar, hazırlıksız olacağı için toplantı, sönük geçer ve çözüm önerilerine ulaşılamaz.
Toplantı adabına herkes uymalı: Katılanlar, gündeme uymadığında ve kendi kişisel sorunlarını ve alakasız görüşlerini anlattığında toplantı tam bir zaman kaybı olur ve iş askerlik hatıralarının anlatılmasına kadar gidebilir.
Herkes aynı dilden konuşmalı: Belirli bir kelime, kavram ve terimin katılımcıların tümünde benzer çağrışımlar yapması tartışmaları anlamlı kılar. Katılımcıların aynı frekanstan konuşmaları, toplantı öncesi dağıtılacak hazırlık notları ile sağlanabilir. Ortak bir frekans olmadığında toplantılar yalnız parazit üretir.
Toplantılar geleceğe yönelmeli: İnsanlar bir araya geldiğinde hep geçmişi ele almaya ve hesap sormaya eğilimlidir. Ancak hep geçmiş konuşulursa, eleştiriler ve suçlamalar başlar ve gündemden sapılmış olur. Toplantılarda, geçmişin sorunları kısaca ele alınıp analiz edildikten sonra geleceğin risk ve fırsatlarına yönelmek daha iyi sonuçlar verir.
Toplantının sayısal ölçüleri dikkate alınmalı: Uzmanlar, özel bir durum yoksa toplantıya katılanların sayısının yedi kişi ile sınırlanması gerektiğini vurguluyor. Bu sayı aşıldığında ikili konuşmalar başlıyor ve dikkatler dağılabiliyor. Yoğunlaşma zaafları, toplantı süresi 90 dakikayı aştığında da ortaya çıkıyor. 90 dakikadan sonra zihin yorgunluğu ortaya çıkıyor, katılımcılar not defterlerine yıldız ve çiçek resmi karalamaya başlıyor. Acil bir neden yoksa toplantıların arasında bir 15 gün bulunmalı. Sık sık yapılan toplantılar bıkkınlık yaratıyor ve kanıksandığı için ciddiye alınmıyor.
Kişiler değil öneriler tartışılmalı: Toplantılarda kişilerin değil konuların tartışılmasına dikkat etmek gerekir. Aksi takdirde toplantı odası bir mahkeme salonuna dönüşür. Toplantıya korka korka gelen insanlarla verimli ve üretken bir görüş ve öneri alışverişi yapılamaz.
Toplantıyı işin parçası olmalı: Firmaların bir bölümünde toplantılar angarya olarak görülür. Bu firmalarda toplantı bittiğinde katılanların derin bir nefes alıp, "Nihayet bitti, artık işimize dönelim" dedikleri duyulur. Verimli çalışan firmalarda ise toplantılar, işin zaten ayrılmaz bir parçasıdır.
Toplantılar demokratik yönetilmeli: Konuşma sırası, işyerindeki makama uygun olarak verildiğinde toplantılar resmileşir. Orta ve alt kademelerdeki kişiler "dinleyici" veya figüran rolünü benimser. Bu tür toplantılarda bilinen çözümler tekrarlanır, yeni bir fikir ortaya çıkmaz.
İş Planı Nasıl Hazırlanır? Neleri İçerir?
İş planı hazırlarken, okuyucunuzun kimler olduğunu bilmek çok önemli. Eğer sermaye arayışı amacıyla hazırlamakta iseniz, firmanın karlılık potansiyeline, borç arayışı amacıyla hazırlamakta iseniz, yine karlılık potansiyeline ama aynı zamanda nakit akışına da detaylı yer vermelisiniz. Eğer dahili kullanım amaçlı, kendi iş akışınızı takip etmek amacıyla yazıyorsanız, şirketin ve sektörün detaylı bilgilerine girmeden diğer bölümlere daha fazla vakit ayırmalısınız. Genelde, hep olumlu ve umut vadeden konulardan bahsederken, riskler ve tehditler pek işlenmez. Ancak gerçekçi ve dürüst imajınızı ve planınızın güvenilirliğini zedelememek için mutlaka bu konulara da değinmelisiniz.
Stratejiler, iş planınızın ana hatlarıdır. Sektörü, pazarı, hedef kitlenizi ve rakiplerinizi iyi inceleyin. Her birinin zayıf ve kuvvetli yönlerini araştırın. Bu bilgiler, stratejinizi hazırlarken temel taşları oluşturur. Yaratıcı düşünme becerinize güvenin. Niş (özel) pazarlar, farklı pazarlama-satış metodları, ürün çeşitlemeleri yaratmaya çalışın. ‘İş planı’nın alt başlıklarını yedi ana maddede incelemek mümkün;
Giriş: İş planınızın diğer sayfalarının ne kadar merakla okunacağını belirleyecek bu önemli bölüm ilk izlenimi bırakacağınız için özenle hazırlanmalı. Bu sayfalarda okuyucu kapak sayfanızda şirketinizin kimliği ile ilgili ana bilgileri alacak, özet sayfasında konuya ilgisi uyanacak ve ikna olacak, içindekiler kısmında da ne kadar iyi organize ettiğiniz hakkında bir yoruma varır. O nedenle profesyonelliğinizin ilk izlenimlerini bu bölümde bırakacaksınız.
Kapak Sayfası: Bir kapak sayfası ne kadar önemli olabilir diye düşünebilirsiniz. Ancak kimi zaman şirketlerin telefon numaralarını dahi koymayı atladıklarına tanık olmak mümkün. Kapak sayfasının amacı, okuyucuya ne ile ilgili bir konu okuyacağına ve yazara nasıl ulaşacağına dair bilgiler verir. İyi hazırlanmış bir kapak sayfası;
Özet Sayfası: Özet sayfası iyi yazılmamış ve ikna edici değilse ilk ve son okunan sayfa olabilir. Özet sayfası işin içeriğini, amacını, finansal ihtiyaçlarını, mevcut durumunu, vizyonunu, kaynaklarını yansıtan, bir veya iki sayfayı geçmeyen okuyucu ile ilk temasınızdır.
O nedenle, raporunuzun ilk bölümlerinden biri olmasına rağmen, en son bütün raporu tamamladıktan, kafanızda herşeyi oturttuktan sonra yazmanızı önerdiğimiz bölümdür. Raporun içinden önemli bulduğunuz cümleleri ayıklayarak bu bölümü böylelikle daha rahat hazırlayabilirsiniz. Önerimiz, tamamladıktan sonra etrafınızda işi bilen ve bilmeyen birkaç güvendiğiniz kişiye okutmanız ve açıklığınız, ifade gücünüz ve sunumunuzla ilgili yorumları değerlendirmenizdir.
İşin tanımını, amacını, mevcut durumunu, piyasadaki yeri, vizyonunuzu, hedeflerinizi, finansal durumunuzu ve ihtiyaçlarınızı, kaynaklarınızı, başarılarınızı kapsadığına emin olun. Eğer var ise piyasa ile ilgili güvenilir, resmi kaynaklardan alınmış istatiksel rakamlar, piyasa araştırmaları sonuçları ile belirttiğiniz konuları destekleyin. Bu bölümü mümkün olduğunca kısa, öz, okunaklı ve ilginç kılın.
İçindekiler: Bu bölüm okuyucuya hangi konuları hangi sırayla ele aldığınız konusunda bilgi verecek, ilgilendiği konulara kolayca ulaşma imkanı tanıyacak, raporunuza organize bir imaj getirecektir. Raporunuzun bütün sayfalarının numaralı olmasına ve içindekiler bölümündeki konu başlıklarının da bu numaralarla sıralanmış olmasına dikkat ediniz.
İyi Bir İş Planı İçin Neler Gerekir?
Açık ve gerçekçi finansal projeksiyonlarınız olmalı. Finansal projeksiyonlar okuyucuya nereye gitmek istediğinizi gösterir. Finansal tablolarınız standart formatta ve tutarlı olmalıdır. Örneğin projeksiyonlarda şu hatalara sıklıkla rastlanır: Yeni kurulan bir işte ilk beş yıl oldukça düşük ve yavaş yavaş artan satış ve gelir rakamları beş yılı sonunda inanılmaz bir tırmanışa geçer. Ya da on yıllık bir dönem, iki veya üç döneme bölünmüştür ve bu dönemlerde hep aynı rakamlar göze çarpar. Bu nedenle, her yıl için kullandığınız rakamlar ve gerekçeleri mantıklı, inandırıcı ve ikna edici olmalıdır.
Müşterilerinizi ve ürünlerinizin/hizmetlerinizin karşıladığı gereksinimleri iyi bilmelisiniz. Tabii bunları iyi bildiğinizi de planınızda göstermelisiniz. İçinde bulunduğunuz pazarın büyüklüğünü ve eğilimlerini bilmeniz ve göstermeniz şart. Buna bağlı olarak da önümüzdeki yıllarda pazarınızın nasıl büyüyeceğini ve değişeceğini tahmin etmelisiniz. Hiç kuşkusuz bu tahminler elle tutulur gerekçelere ve verilere dayandırılmalı. Sektörünüzde yapılan araştırmalardan referans göstererek bilgiler vermek yararlı olacaktır.
Her iş planının en önemli bölümü şirketin organizasyonu ve yönetimi ile ilgili bölümdür. Çünkü bir şirketi batıran da dünya çapında bir şirket haline getiren de yöneticileri ve çalışanlarıdır. "İnsan" bir şirketin sahip olduğu en büyük değer, en önemli varlıktır. Planınızın bu bölümünde, işinizin gerektirdiği nitelikteki insan gücünü iyi analiz etmeniz ve bu güce sahip olduğunuzu göstermeniz gerekir. Yaptığınız tarafsız analiz sırasında kadronuzda eksikler olduğunu saptarsanız -ki iş planının bir amacı da şirketin mevcut durumunun resmini çekmek olduğuna göre bu hiç de utanılıcak birşey olmadığı gibi, az rastlanan birşey de değildir- bu eksiklerin ne zaman nasıl doldurulacağını planınızda belirtmeli, finansal tablolarınıza bu iş gücü artışını eklemelisiniz.
İş planınızın işinizin devamı için ihtiyaç duyduğunuz önemli bir araç olduğuna inanın ve okuyanları inandırın. Ürünlerinizi/hizmetlerinizi nasıl satacağınızı bildiğinizi gösterin. Şirketinizi nasıl büyüteceğinizi bildiğinizi gösterin. Eğer planınızı bir yatırımcıyla paylaşacaksanız, kendinize ve işinize nasıl güvendiğinizi, ancak eksiklerinizi de bildiğinizi ve bunları gidermek için gerekli önlemleri almakta olduğunuzu veya alacağınızı, herşeyin gerçek anlamda elle tutulur verilere dayandırılarak planlandığını ve yatırımcıya ne için nerede ihtiyaç duyduğunuzu gösterin.
Planınızın "Yönetici Özeti" bölümü üzerinde en çok çalışılmış bölüm olmalı. Bu bölüm, işinizle ilgili en önemli noktaları 1 ila 3 sayfada okuyucuya sunmalı. İşinizin neyle ilgili olduğunu ve şirketin ana hedefini anlatan basit bir kaç cümleden sonra pazarınız, yönetiminiz, organizasyonunuz, ürünleriniz ve hizmetlerinizle ilgili özeti verin. Bu bölümün profesyonlece hazırlanmasına özen gösterin. Çünkü pekçok kişi sadece bu bölümü okuyacaktır.
İş planınızın formatının okumayı kolaylaştırıcı tarzda olmasını sağlayın. Satır aralıklarını buna göre ayarlayın ve yazı tipi büyüklüğüne dikkat edin. Bir planda kesinlikle olmaması gerekenler; yazım hataları, dil bilgisi ihlalleri, yanlış hesaplar ve hepsinde de kötüsü yetersiz araştırma sonuçlarıdır.
İş planı hazırlama, akademik bir çalışma değildir. Ortaya iyi bir plan çıkarmak için adım adım ilerlemeli, yazdıklarınızı birkaç defa, üzerinden bir süre geçtikten sonra okumalı, gerekli düzeltmeleri yapmalısınız.
İş planınız, işinizle ve şirketinizle ilgili hazırladığınız en önemli dokümandır. Şirketinizin ruhuna sahip, işleyen, yaşayan ve büyüyen tek dokümandır. Bunun için hazırlanması zaman, emek ve fedakarlık gerektirir.
İş Planıyla İlgili Unutulmaması Gerekenler
İş planı, şirketiniz için bir rehberdir. İşinizi ister yeni kurmuş olun, ister yıllardır faaliyet gösteriyor olun, yeni projelere başlarken, büyüme ve gelişmeyle ilgili kararlar alırken, diğer şirketlerle işbirliklerine hazırlanırken, yeni pazarlara açılırken hatta şirketinize yeni elemanlar alırken, kısacası işinizle ilgili her türlü kararda başvuracağınız tek kaynaktır. Demek ki, iş yaşamının herhangi bir evresinde büyümeyi ve gelişmeyi ilke edinmiş her şirket için bir iş planı gereklidir.
Şirketiniz yerinde saymayacağına göre, bir defalığına hazırlanmış iş planı da birşey ifade etmeyecektir. İşinizdeki gelişmelere bağlı olarak planınızı en az yılda bir defa güncellemeyi alışkanlık haline getirmelisiniz.
İyi hazırlanmış bir plan öncelikle sizin ve çalışanlarınızın ihtiyacını karşılar. İş planının asıl amacı, büyüme hedeflerinizi saptamak, kendi kendinizi değerlendirerek ortaya çıkan riskleri, eksiklikleri ve sorunları ortadan kaldırma yollarını tanımlamak, iş ile ilgili kararlarınızı her aşamada daha stratejik almanızı sağlamak; kısacası büyümeye ve gelişmeye giden yolun haritasını çıkarmaktır. İş planını ancak o işin sahibi/sahipleri hazırlamalıdır. Eğer şirketinizin birden fazla kurucusu ve yöneticisi varsa hepiniz biraraya gelerek bir ekip oluşturmalı ve planı hep birlikte hazırlamalısınız. Daha sonra hazırladığınız planı, deneyim ve bilgisine güvendiğiniz işinde uzman kişilere kontrol ettirmenizde fayda var. Çok gerek duyarsanız, planı hazırlamanız sırasında sizi yönlendirebilmesi için daha önce iş planı hazırlamış uzman ya da danışmanlardan kısa süreli yardım alabilirsiniz. Unutmayın ki iyi hazırlanmış bir iş planı şirketinizi başarıya ulaştıran önemli bir araçtır; bu nedenle de planı hazırlamak için gerekli dikkati, özeni ve fedakarlığı göstermeniz gerekir.
İş planları, önemli ve gizli bilgiler içerir. O nedenle, kimlere ne amaçla verdiğinizi iyi bilmelisiniz. Planınızı ihtiyaçlarınız doğrultusunda dağıtın. Planı çalışanlarınızla ve ortaklarınızla tabii ki paylaşacaksınız. Ayrıca yatırımcılara ve finansçılara ihtiyaç duyduğunuz taktirde gizliliğini garanti altına alarak ulaştırın.
İş planının, okuyan yatırımcı tarafından finansman sağlanacak kalitede bir şirket imajı yaratması gerekir. Ancak bunu sağlamak için gerçeklerin üzeri örtülmemelidir. Yatırımcı, şirketin güçlü yönlerinin yanısıra zayıflıklıklarını da bilmek ister ve herşeyin dörtdörtlük göründüğü bir şirket gerekli güveni yaratmaz. Bu şekilde asla inandırıcı da olamazsınız. Bunun için planınızda şirketinizin problemlerini açığa çıkarmalı, bunları nasıl çözeceğinizi anlatmalısınız. Taşıdığınız riskleri sıralamalı, bunları en aza indirmedeki çözüm yollarınızı ve kararlılığınızı planınıza yansıtmalısınız. Ayrıca, her türlü projeksiyon, finansal tablo ve tahminler detaylı dipnotlarla açıklanmalı. Gerçekçi olmayan, yeterince açıklanmamış, dayanaksız tablolar yatırımcıların sizi ciddiye almamasına neden olur.
İş planlarının yapısı, şirketin yapısına ve içinde bulunduğu evreye bağlı olarak değişiklik gösterir. Ayrıca faaliyet gösterdiğiniz sektör de belirleyici bir unsurdur. Planınızı hazırlarken içinde bulunduğunuz şartlara göre gerekli değişiklikleri yapmanız gerekir. Örneğin, yeni kurulmuş bir şirketin geçmişe yönelik finansal verileri olamayacağından ekipman, patent, envanter ve üretim öngörülerine ağırlık verecektir. Hizmet sektöründe faaliyet gösteren kurulu bir şirketin iş planında personel, pazarlama harcamaları ve ticari sırların korunması gibi konular öne çıkacaktır.
Yönetici özetini, tüm plan hazır olduktan sonra yazmalısınız. Aksi taktirde aşağıda belirtilen ihtiyaçlara cevap vermeyecektir. Planınızı eline alan okumaya "Yönetici Özeti"nde başlayacağı için bu bölümün planın içeriğini yansıtacak, sizi ve işinizi ciddiye almasını sağlayacak kalitede hazırlanması ve etkileyici olması önemlidir. Bu nedenle, özellikle yatırımcılar için okuyucunun dikkatini çekerek tüm planı incelemesini sağlamanız gerekir. Yönetici özeti, yatırım kararı için önem taşıyan
Şirketin yapısı ve kurucularını,
Eğer finasman desteği talebinde bulunuluyorsa, ihtiyaç duyulan tutar ve ne için ihtiyaç duyulduğunu,
Finansal projeksiyonların özetini,
Pazar beklentilerinin ve öngörülerin özetini içermelidir
İş Planı Hangi Başlıklardan Oluşur?
İş planıyla ilgili buraya kadar anlatılanların ışığında, tipik bir iş planını oluşturan başlıklar aşağıda sıralanmıştır.
Yönetici Özeti Şirketin Tanımı
Ürün ve Hizmetlerin Tanımı
Profesyonel Hizmet Sağlayıcılar
Finansal Plan
Birçok yerde karşımıza çıkar. Peki nedir bu iş planı? İş Planı, kurumsallığın en temel öğelerinden bir tanesi. iyi hazırlanmış bir iş planı şirketiniz için bir mihenk taşı olacak. Neden mi? İş planı, iş sahibinin konuya yaklaşımındaki ciddiyetini, profesyonelliğini, işi ne kadar iyi bildiğini, risklere ve fırsatlara ne kadar hazırlıklı olduğunu yansıtan en önemli kanıt olacak. Bir anlamda iş planı, ortakların ve yöneticilerin bir tür aynasıdır, çünkü başarılı bir iş planı hazırlamak için konunuza hakim olmanız gerek.
Sponsorlu Bağlantılar
İş planı neyin, ne zaman, nasıl yapılacağını ve kimin yapacağını özetleyen bir çerçeve. Sadece şirkete sermayedar veya finansör arayışı için değil aynı zamanda dahili çalışmalarınızda da yardımcı olacak.
İyi hazırlanmış bir iş planı sizin;
- dış finansman kaynağı arayışlarınızda,
- şirketinizin hedeflerinin belirlenmesinde,
- başlangıç noktasından büyüme etaplarına ulaşmanızda,
- önünüze çıkacak engelleri öngörmenizde ve hazırlıklı olmanızda,
- fırsatları en iyi şekilde değerlendirmenizde,
- stratejilerinizi en iyi şekilde yaratmanızda ve uygulamanızda,
- kaynaklarınızı verimli bir şekilde yönlendirmenizde,
- çalışanlarınızın sizinle aynı vizyonu paylaşmasında,
Bir yerden başka bir noktaya yolculuk ederken, nasıl haritada ana yolları izleyerek ilerlemek büyük resmi görmemize yardımcı oluyorsa, iş planı da bir şirketin mevcut noktasından hedefine ulaşırken geçeceğiniz aşamaları görmenizde yardımcı olacak. İş planını statik değil tam tersine dinamik, yaşayan, sürekli şartlara göre yenilenen bir bir çalışma gibi düşünmek gerek.
Başarılı Bir Toplantı Nasıl Yapılır?
Yerinde, zamanında ve kurallarına göre yapılırsa, toplantılar iş hayatımızın vazgeçilmez bir parçasıdır. Toplantılar, katılanlara birbirilerini daha iyi tanıma fırsatını sunar. İyi toplantılar firmada birliktelik duygusunu güçlendirir, şirket kültürünün yeniden üretilmesini sağlar. Katılanların olaya farklı açılardan yaklaşımları ve değişik önerileri, en iyi ve yaratıcı çözümün bulunmasını kolaylaştırır. Bazı yöneticilerde ise toplantı sendromu rahatsızlığı vardır. Bunlar orta kademe yöneticileri ve çalışanları bir araya toplayıp, kendilerinin ne kadar akıllı ve iyi bir yönetici olduğunu göstermeyi sever. Bu tür tek adamlı "show" toplantılarında genellikle çözüm üretilemez. Gerilimli toplantılarda kendini incinmiş hissedenler, intikam almak için bir sonraki toplantıyı bekler. Bu tür toplantılar yeni sorunlar, hizipler, klikler, gruplaşmalar doğurur. İkide bir toplantı düzenlendiğinde ise alınan kararları uygulamaya neredeyse vakit kalmaz.
Verimli toplantılar için aşağıdaki noktalara dikkat edilmesi iyi olur:
Gündem iki gün önceden bildirilmeli: Toplantıda konuşulacak konuların önceden belirlenmesi ve iki gün önceden katılacaklara bildirilmesi gerekir. Aksi takdirde çalışanlar, hazırlıksız olacağı için toplantı, sönük geçer ve çözüm önerilerine ulaşılamaz.
Toplantı adabına herkes uymalı: Katılanlar, gündeme uymadığında ve kendi kişisel sorunlarını ve alakasız görüşlerini anlattığında toplantı tam bir zaman kaybı olur ve iş askerlik hatıralarının anlatılmasına kadar gidebilir.
Herkes aynı dilden konuşmalı: Belirli bir kelime, kavram ve terimin katılımcıların tümünde benzer çağrışımlar yapması tartışmaları anlamlı kılar. Katılımcıların aynı frekanstan konuşmaları, toplantı öncesi dağıtılacak hazırlık notları ile sağlanabilir. Ortak bir frekans olmadığında toplantılar yalnız parazit üretir.
Toplantılar geleceğe yönelmeli: İnsanlar bir araya geldiğinde hep geçmişi ele almaya ve hesap sormaya eğilimlidir. Ancak hep geçmiş konuşulursa, eleştiriler ve suçlamalar başlar ve gündemden sapılmış olur. Toplantılarda, geçmişin sorunları kısaca ele alınıp analiz edildikten sonra geleceğin risk ve fırsatlarına yönelmek daha iyi sonuçlar verir.
Toplantının sayısal ölçüleri dikkate alınmalı: Uzmanlar, özel bir durum yoksa toplantıya katılanların sayısının yedi kişi ile sınırlanması gerektiğini vurguluyor. Bu sayı aşıldığında ikili konuşmalar başlıyor ve dikkatler dağılabiliyor. Yoğunlaşma zaafları, toplantı süresi 90 dakikayı aştığında da ortaya çıkıyor. 90 dakikadan sonra zihin yorgunluğu ortaya çıkıyor, katılımcılar not defterlerine yıldız ve çiçek resmi karalamaya başlıyor. Acil bir neden yoksa toplantıların arasında bir 15 gün bulunmalı. Sık sık yapılan toplantılar bıkkınlık yaratıyor ve kanıksandığı için ciddiye alınmıyor.
Kişiler değil öneriler tartışılmalı: Toplantılarda kişilerin değil konuların tartışılmasına dikkat etmek gerekir. Aksi takdirde toplantı odası bir mahkeme salonuna dönüşür. Toplantıya korka korka gelen insanlarla verimli ve üretken bir görüş ve öneri alışverişi yapılamaz.
Toplantıyı işin parçası olmalı: Firmaların bir bölümünde toplantılar angarya olarak görülür. Bu firmalarda toplantı bittiğinde katılanların derin bir nefes alıp, "Nihayet bitti, artık işimize dönelim" dedikleri duyulur. Verimli çalışan firmalarda ise toplantılar, işin zaten ayrılmaz bir parçasıdır.
Toplantılar demokratik yönetilmeli: Konuşma sırası, işyerindeki makama uygun olarak verildiğinde toplantılar resmileşir. Orta ve alt kademelerdeki kişiler "dinleyici" veya figüran rolünü benimser. Bu tür toplantılarda bilinen çözümler tekrarlanır, yeni bir fikir ortaya çıkmaz.
İş Planı Nasıl Hazırlanır? Neleri İçerir?
İş planı hazırlarken, okuyucunuzun kimler olduğunu bilmek çok önemli. Eğer sermaye arayışı amacıyla hazırlamakta iseniz, firmanın karlılık potansiyeline, borç arayışı amacıyla hazırlamakta iseniz, yine karlılık potansiyeline ama aynı zamanda nakit akışına da detaylı yer vermelisiniz. Eğer dahili kullanım amaçlı, kendi iş akışınızı takip etmek amacıyla yazıyorsanız, şirketin ve sektörün detaylı bilgilerine girmeden diğer bölümlere daha fazla vakit ayırmalısınız. Genelde, hep olumlu ve umut vadeden konulardan bahsederken, riskler ve tehditler pek işlenmez. Ancak gerçekçi ve dürüst imajınızı ve planınızın güvenilirliğini zedelememek için mutlaka bu konulara da değinmelisiniz.
Stratejiler, iş planınızın ana hatlarıdır. Sektörü, pazarı, hedef kitlenizi ve rakiplerinizi iyi inceleyin. Her birinin zayıf ve kuvvetli yönlerini araştırın. Bu bilgiler, stratejinizi hazırlarken temel taşları oluşturur. Yaratıcı düşünme becerinize güvenin. Niş (özel) pazarlar, farklı pazarlama-satış metodları, ürün çeşitlemeleri yaratmaya çalışın. ‘İş planı’nın alt başlıklarını yedi ana maddede incelemek mümkün;
- Giriş
- Şirket Bilgileri (Faaliyet Alanı)
- Pazar Bilgileri
- Üretim ve Gelişim
- Satış ve Pazarlama
- Yönetim
- Finansal Tablolar
Giriş: İş planınızın diğer sayfalarının ne kadar merakla okunacağını belirleyecek bu önemli bölüm ilk izlenimi bırakacağınız için özenle hazırlanmalı. Bu sayfalarda okuyucu kapak sayfanızda şirketinizin kimliği ile ilgili ana bilgileri alacak, özet sayfasında konuya ilgisi uyanacak ve ikna olacak, içindekiler kısmında da ne kadar iyi organize ettiğiniz hakkında bir yoruma varır. O nedenle profesyonelliğinizin ilk izlenimlerini bu bölümde bırakacaksınız.
Kapak Sayfası: Bir kapak sayfası ne kadar önemli olabilir diye düşünebilirsiniz. Ancak kimi zaman şirketlerin telefon numaralarını dahi koymayı atladıklarına tanık olmak mümkün. Kapak sayfasının amacı, okuyucuya ne ile ilgili bir konu okuyacağına ve yazara nasıl ulaşacağına dair bilgiler verir. İyi hazırlanmış bir kapak sayfası;
- ‘İŞ PLANI’ başlığını,
- Kuruluşun ticari ismini, varsa markasını,
- Firmanın logosunu,
- Firmanın adresini,
- Telefon ve Faks numaralarını,
- Var ise Elektronik posta adresini,
- Var ise Web sitesi adresini,
- Hazırlayanın ismini ve görevini,
- Yazıldığı tarihi
Özet Sayfası: Özet sayfası iyi yazılmamış ve ikna edici değilse ilk ve son okunan sayfa olabilir. Özet sayfası işin içeriğini, amacını, finansal ihtiyaçlarını, mevcut durumunu, vizyonunu, kaynaklarını yansıtan, bir veya iki sayfayı geçmeyen okuyucu ile ilk temasınızdır.
O nedenle, raporunuzun ilk bölümlerinden biri olmasına rağmen, en son bütün raporu tamamladıktan, kafanızda herşeyi oturttuktan sonra yazmanızı önerdiğimiz bölümdür. Raporun içinden önemli bulduğunuz cümleleri ayıklayarak bu bölümü böylelikle daha rahat hazırlayabilirsiniz. Önerimiz, tamamladıktan sonra etrafınızda işi bilen ve bilmeyen birkaç güvendiğiniz kişiye okutmanız ve açıklığınız, ifade gücünüz ve sunumunuzla ilgili yorumları değerlendirmenizdir.
İşin tanımını, amacını, mevcut durumunu, piyasadaki yeri, vizyonunuzu, hedeflerinizi, finansal durumunuzu ve ihtiyaçlarınızı, kaynaklarınızı, başarılarınızı kapsadığına emin olun. Eğer var ise piyasa ile ilgili güvenilir, resmi kaynaklardan alınmış istatiksel rakamlar, piyasa araştırmaları sonuçları ile belirttiğiniz konuları destekleyin. Bu bölümü mümkün olduğunca kısa, öz, okunaklı ve ilginç kılın.
İçindekiler: Bu bölüm okuyucuya hangi konuları hangi sırayla ele aldığınız konusunda bilgi verecek, ilgilendiği konulara kolayca ulaşma imkanı tanıyacak, raporunuza organize bir imaj getirecektir. Raporunuzun bütün sayfalarının numaralı olmasına ve içindekiler bölümündeki konu başlıklarının da bu numaralarla sıralanmış olmasına dikkat ediniz.
İyi Bir İş Planı İçin Neler Gerekir?
Açık ve gerçekçi finansal projeksiyonlarınız olmalı. Finansal projeksiyonlar okuyucuya nereye gitmek istediğinizi gösterir. Finansal tablolarınız standart formatta ve tutarlı olmalıdır. Örneğin projeksiyonlarda şu hatalara sıklıkla rastlanır: Yeni kurulan bir işte ilk beş yıl oldukça düşük ve yavaş yavaş artan satış ve gelir rakamları beş yılı sonunda inanılmaz bir tırmanışa geçer. Ya da on yıllık bir dönem, iki veya üç döneme bölünmüştür ve bu dönemlerde hep aynı rakamlar göze çarpar. Bu nedenle, her yıl için kullandığınız rakamlar ve gerekçeleri mantıklı, inandırıcı ve ikna edici olmalıdır.
Müşterilerinizi ve ürünlerinizin/hizmetlerinizin karşıladığı gereksinimleri iyi bilmelisiniz. Tabii bunları iyi bildiğinizi de planınızda göstermelisiniz. İçinde bulunduğunuz pazarın büyüklüğünü ve eğilimlerini bilmeniz ve göstermeniz şart. Buna bağlı olarak da önümüzdeki yıllarda pazarınızın nasıl büyüyeceğini ve değişeceğini tahmin etmelisiniz. Hiç kuşkusuz bu tahminler elle tutulur gerekçelere ve verilere dayandırılmalı. Sektörünüzde yapılan araştırmalardan referans göstererek bilgiler vermek yararlı olacaktır.
Her iş planının en önemli bölümü şirketin organizasyonu ve yönetimi ile ilgili bölümdür. Çünkü bir şirketi batıran da dünya çapında bir şirket haline getiren de yöneticileri ve çalışanlarıdır. "İnsan" bir şirketin sahip olduğu en büyük değer, en önemli varlıktır. Planınızın bu bölümünde, işinizin gerektirdiği nitelikteki insan gücünü iyi analiz etmeniz ve bu güce sahip olduğunuzu göstermeniz gerekir. Yaptığınız tarafsız analiz sırasında kadronuzda eksikler olduğunu saptarsanız -ki iş planının bir amacı da şirketin mevcut durumunun resmini çekmek olduğuna göre bu hiç de utanılıcak birşey olmadığı gibi, az rastlanan birşey de değildir- bu eksiklerin ne zaman nasıl doldurulacağını planınızda belirtmeli, finansal tablolarınıza bu iş gücü artışını eklemelisiniz.
İş planınızın işinizin devamı için ihtiyaç duyduğunuz önemli bir araç olduğuna inanın ve okuyanları inandırın. Ürünlerinizi/hizmetlerinizi nasıl satacağınızı bildiğinizi gösterin. Şirketinizi nasıl büyüteceğinizi bildiğinizi gösterin. Eğer planınızı bir yatırımcıyla paylaşacaksanız, kendinize ve işinize nasıl güvendiğinizi, ancak eksiklerinizi de bildiğinizi ve bunları gidermek için gerekli önlemleri almakta olduğunuzu veya alacağınızı, herşeyin gerçek anlamda elle tutulur verilere dayandırılarak planlandığını ve yatırımcıya ne için nerede ihtiyaç duyduğunuzu gösterin.
Planınızın "Yönetici Özeti" bölümü üzerinde en çok çalışılmış bölüm olmalı. Bu bölüm, işinizle ilgili en önemli noktaları 1 ila 3 sayfada okuyucuya sunmalı. İşinizin neyle ilgili olduğunu ve şirketin ana hedefini anlatan basit bir kaç cümleden sonra pazarınız, yönetiminiz, organizasyonunuz, ürünleriniz ve hizmetlerinizle ilgili özeti verin. Bu bölümün profesyonlece hazırlanmasına özen gösterin. Çünkü pekçok kişi sadece bu bölümü okuyacaktır.
İş planınızın formatının okumayı kolaylaştırıcı tarzda olmasını sağlayın. Satır aralıklarını buna göre ayarlayın ve yazı tipi büyüklüğüne dikkat edin. Bir planda kesinlikle olmaması gerekenler; yazım hataları, dil bilgisi ihlalleri, yanlış hesaplar ve hepsinde de kötüsü yetersiz araştırma sonuçlarıdır.
İş planı hazırlama, akademik bir çalışma değildir. Ortaya iyi bir plan çıkarmak için adım adım ilerlemeli, yazdıklarınızı birkaç defa, üzerinden bir süre geçtikten sonra okumalı, gerekli düzeltmeleri yapmalısınız.
İş planınız, işinizle ve şirketinizle ilgili hazırladığınız en önemli dokümandır. Şirketinizin ruhuna sahip, işleyen, yaşayan ve büyüyen tek dokümandır. Bunun için hazırlanması zaman, emek ve fedakarlık gerektirir.
İş Planıyla İlgili Unutulmaması Gerekenler
İş planı, şirketiniz için bir rehberdir. İşinizi ister yeni kurmuş olun, ister yıllardır faaliyet gösteriyor olun, yeni projelere başlarken, büyüme ve gelişmeyle ilgili kararlar alırken, diğer şirketlerle işbirliklerine hazırlanırken, yeni pazarlara açılırken hatta şirketinize yeni elemanlar alırken, kısacası işinizle ilgili her türlü kararda başvuracağınız tek kaynaktır. Demek ki, iş yaşamının herhangi bir evresinde büyümeyi ve gelişmeyi ilke edinmiş her şirket için bir iş planı gereklidir.
Şirketiniz yerinde saymayacağına göre, bir defalığına hazırlanmış iş planı da birşey ifade etmeyecektir. İşinizdeki gelişmelere bağlı olarak planınızı en az yılda bir defa güncellemeyi alışkanlık haline getirmelisiniz.
İyi hazırlanmış bir plan öncelikle sizin ve çalışanlarınızın ihtiyacını karşılar. İş planının asıl amacı, büyüme hedeflerinizi saptamak, kendi kendinizi değerlendirerek ortaya çıkan riskleri, eksiklikleri ve sorunları ortadan kaldırma yollarını tanımlamak, iş ile ilgili kararlarınızı her aşamada daha stratejik almanızı sağlamak; kısacası büyümeye ve gelişmeye giden yolun haritasını çıkarmaktır. İş planını ancak o işin sahibi/sahipleri hazırlamalıdır. Eğer şirketinizin birden fazla kurucusu ve yöneticisi varsa hepiniz biraraya gelerek bir ekip oluşturmalı ve planı hep birlikte hazırlamalısınız. Daha sonra hazırladığınız planı, deneyim ve bilgisine güvendiğiniz işinde uzman kişilere kontrol ettirmenizde fayda var. Çok gerek duyarsanız, planı hazırlamanız sırasında sizi yönlendirebilmesi için daha önce iş planı hazırlamış uzman ya da danışmanlardan kısa süreli yardım alabilirsiniz. Unutmayın ki iyi hazırlanmış bir iş planı şirketinizi başarıya ulaştıran önemli bir araçtır; bu nedenle de planı hazırlamak için gerekli dikkati, özeni ve fedakarlığı göstermeniz gerekir.
İş planları, önemli ve gizli bilgiler içerir. O nedenle, kimlere ne amaçla verdiğinizi iyi bilmelisiniz. Planınızı ihtiyaçlarınız doğrultusunda dağıtın. Planı çalışanlarınızla ve ortaklarınızla tabii ki paylaşacaksınız. Ayrıca yatırımcılara ve finansçılara ihtiyaç duyduğunuz taktirde gizliliğini garanti altına alarak ulaştırın.
İş planının, okuyan yatırımcı tarafından finansman sağlanacak kalitede bir şirket imajı yaratması gerekir. Ancak bunu sağlamak için gerçeklerin üzeri örtülmemelidir. Yatırımcı, şirketin güçlü yönlerinin yanısıra zayıflıklıklarını da bilmek ister ve herşeyin dörtdörtlük göründüğü bir şirket gerekli güveni yaratmaz. Bu şekilde asla inandırıcı da olamazsınız. Bunun için planınızda şirketinizin problemlerini açığa çıkarmalı, bunları nasıl çözeceğinizi anlatmalısınız. Taşıdığınız riskleri sıralamalı, bunları en aza indirmedeki çözüm yollarınızı ve kararlılığınızı planınıza yansıtmalısınız. Ayrıca, her türlü projeksiyon, finansal tablo ve tahminler detaylı dipnotlarla açıklanmalı. Gerçekçi olmayan, yeterince açıklanmamış, dayanaksız tablolar yatırımcıların sizi ciddiye almamasına neden olur.
İş planlarının yapısı, şirketin yapısına ve içinde bulunduğu evreye bağlı olarak değişiklik gösterir. Ayrıca faaliyet gösterdiğiniz sektör de belirleyici bir unsurdur. Planınızı hazırlarken içinde bulunduğunuz şartlara göre gerekli değişiklikleri yapmanız gerekir. Örneğin, yeni kurulmuş bir şirketin geçmişe yönelik finansal verileri olamayacağından ekipman, patent, envanter ve üretim öngörülerine ağırlık verecektir. Hizmet sektöründe faaliyet gösteren kurulu bir şirketin iş planında personel, pazarlama harcamaları ve ticari sırların korunması gibi konular öne çıkacaktır.
Yönetici özetini, tüm plan hazır olduktan sonra yazmalısınız. Aksi taktirde aşağıda belirtilen ihtiyaçlara cevap vermeyecektir. Planınızı eline alan okumaya "Yönetici Özeti"nde başlayacağı için bu bölümün planın içeriğini yansıtacak, sizi ve işinizi ciddiye almasını sağlayacak kalitede hazırlanması ve etkileyici olması önemlidir. Bu nedenle, özellikle yatırımcılar için okuyucunun dikkatini çekerek tüm planı incelemesini sağlamanız gerekir. Yönetici özeti, yatırım kararı için önem taşıyan
Şirketin yapısı ve kurucularını,
Eğer finasman desteği talebinde bulunuluyorsa, ihtiyaç duyulan tutar ve ne için ihtiyaç duyulduğunu,
Finansal projeksiyonların özetini,
Pazar beklentilerinin ve öngörülerin özetini içermelidir
İş Planı Hangi Başlıklardan Oluşur?
İş planıyla ilgili buraya kadar anlatılanların ışığında, tipik bir iş planını oluşturan başlıklar aşağıda sıralanmıştır.
Yönetici Özeti Şirketin Tanımı
- Hukuki Yapısı
- İşin Tanımı ve Geçmişi
- Şirketin Mevcut Durumu
- Geleceğe Dönük Planlar
- Ana Yönetim Yapısı
- Şirketin Misyonu
- Şirketin Vizyonu
- Kurumsal Değerler ve Yaklaşım
Ürün ve Hizmetlerin Tanımı
- Ürün ve Hizmetilerin Özeti
- Ürün ve Hizmetlerin Avantajları
- Ürün ve Hizmetlerin Özellikleri
- Ürün Geliştirme Faaliyetleri
- Sektörün Genel Durumu
- Sektörün Önde Gelenleri
- Sektörün Eğilimleri ve Büyüme Potansiyeli
- Pazar Yapısı ve Göstergeleri
- Pazar Eğilimleri ve Büyüme Potansiyeli
- Pazar Büyüklükleri
- Pazarlama Stratejileri
- Pazarlama Taktikleri
- Pazarda Konumlandırma
- Halkla İlişkiler
- Satış Stratejileri
- Satış Süreçleri
- Satış Ekibi
- Dağıtım Kanalları
- Rekabetin Durumu
- Pazar Payı Analizleri
- Rakipler
- Rekabet Avantajları
- Pazara Girişteki Engeller
- İşletmenin Yeri
- İşletmenin Sahibi
- Ekipman
- Satın Alma Politikaları
- Üretim Politikaları
- Kalite Kontrol Ölçütleri
- İdari Prosedürler
- Personel ve Eğitim
- Yönetim Kontrol Sistemleri
- Organizasyon Yapısı
- Üst Yönetim
- Yönetim Kurulu
Profesyonel Hizmet Sağlayıcılar
Finansal Plan
- Finansal Özet
- (varsa)Yatırım Talebine İlişkin Bilgiler
- Fon Kaynakları ve Kullanımı
- Finansal Projeksiyonlar
- Finansal Varsayımlar
- Geçmişe Ait Finansal Verilere
- Finansal Oranlar
- Ürün Numuneleri/Resimleri
- Yöneticilerin Özgeçmişleri
- Hukuki Belgeler
- Diğer Önemli Bilgiler
