Faks Otomasyonu Nedir?
Kurumsal organizasyonlarda faks, bilgi edinme, onay ve aktarım amaçlı kullanılan vazgeçilmez bir iletişim aracı olarak karşımıza çıkmaktadır. Faks otomasyonu, tüm faks operasyonlarının, manuel işlemleri ortadan kaldıracak şekilde, elektronik ortamda masa başından yönetilmesine imkan veren bir teknolojidir. Faks Yönetimi, bilgisayardan faks cihazına, faks cihazından bilgisayara gelen ve giden faksların elektronik ortamda yönetilmesini sağlar.Faks otomasyonu, kurumlarda elektronik iletişim altyapısını oluşturan network ve e-posta sistemleri üzerinde çalışan yazılımlar aracılığı ile yapılmaktadır. Bu tip yazılımlar, faks sunucusu (faxserver) olarak da isimlendirilirler.
Faks otomasyonunun amacı ve birikim yönetimi içindeki yeri nedir?
Fakslar, doküman tipleri arasında önemli bir yer tutmaktadır. Halen birçok kurum, faks teknolojisini bilgi alış verişinde vazgeçilmez bir araç olarak kullanmaktadır. Kurumsal düzeyde faks sunucularının genel kullanım amacı, bir networke bağlı kullanıcıların, işlerini bölmeksizin elektonik ortamda, masaüstünden faks gönderebilmelerini ve kuruma dışardan gelen faksların, doğrudan ilgili kullanıcıların e-postalarına yönlendirilmesini sağlamaktır. Faks otomasyonu, kurumları birikim yönetimine yaklaştırmada ilk adım olarak düşünülebilir. Günlük hayatta yoğun olarak kullanılan iletişim kanalını, işlenen ve paylaşılan bir bilgi kaynağına dönüştüren bir mekanizma olması itibariyle faks otomasyonu, birikim yönetimi felsefesine adaptasyonu kolaylaştıran kritik bir aşamadır.
Faks otomasyon araçlarının mimari altyapı bileşenleri nelerdir?
Faks sunucularında çekirdek yapıyı oluşturan 6 bileşen bulunmalıdır.
1. Faks İstemci (fax client)
Bu bileşen, kullanıcıların sunucuya ulaşarak, fakslar üzerinde görüntüleme, rotasyon, işaret ekleme, akıllı karakter tarama tarzı basit işlemleri yapabilmelerini sağlar. Web tabanlı istemci yapıları, uzaktan erişime imkan vermeleri açısından tercih edilmektedir.
2. Rendering Motoru
Rendering işlemi, bir dokümanı fakslanabilir formata getiren mekanizmadır. Faks sunucularında bulunan rendering fonksiyonu, genellikle Word, Excel gibi uygulamaların çıktılarını, Postscript, PCL tarzı çeşitli format çevrimleri sonucunda faksa uygun hale getirir.
3. Network ve Telekomünikasyon Arayüzü
Faks sunucusu ile iletişim medyası arasındaki bağlantı, faks kartları ve analog ve dijital telefonlar veya LAN/WAN arayüzleri ile sağlanır. Bazı faks otomasyon sistemleri, özel bir donanım altyapısı üzerinde çalışan yazılımlar olarak tasarlanmıştır ve sistemin kurulması için ilgili donanımın da temini zorunludur. Bununla birlikte birçok faks otomasyon yazılımı, bağımsız faks kartlarını desteklemek üzerine tasarlanmıştır. Faks kartları, faks sunucusunu analog, dijital veya PBX hatlara bağlar. Bu durumlarda faks sunucusunda aranması gereken özellik, en yaygın ve güvenilir faks kart markalarını (örn. Brooktrout Technology's) desteklemesidir.
4. Gelen/Giden Faks İletilerinde Kuyruk Yönetimi
Gelen faksların yönlendirme tanımlarına uygun olarak ilgili kişilere iletilmesi, giden faksların başarıyla gönderilip gönderilmediğinin takibi, hatalı durumlarda baştan deneme, gelen/giden kuyruklarında yük sıkışması olması durumunda kapasite dengeleme tarzı işlemler kuyruk yönetimi bileşeni tarafından yerine getirilmektedir.
5. Admin
Kullanıcıların ve grupların gerekli güvenlik seviyelerinde yaratılması, hareket kayıtlarının (log) tutulması, mesaj yönlendirme yapısının kurulumu ve bakımı tarzı işlemlerin yürütüleceği admin fonksiyonları ve ilgili arayüzler, faks sunucularının sağlaması gereken kritik bileşenlerden biridir. Özellikle kullanıcı ve grup hesapları, Exchange, Groupwise tarzı groupware uygulamalarıyla ortak dizin üzerinden paylaşılmalıdır. LDAP desteği aranan bir standarttır. Böylelikle kullanıcı bilgilerinin bakım ve yönetimi tek noktadan yürütülebilir.
6. Mesajlaşma ve Uygulama Entegrasyonu
Faks sunucularının iş süreçlerine getireceği artı değer, bu yazılımların kurum içinde kullanılan çeşitli mesajlaşma sistemleri ve süreçlerin yönetildiği uygulamalar (muhasebe, finans programları, kaynak planlama yazılımları, insan kaynakları uygulamaları vb) ile entegre olmaları durumunda sözkonusu olmaktadır.
Faks sunucularının mesajlaşma sistemleri ile entegrasyonunda e-posta, sesli mesaj, mobil iletişim vb. araçları gözönüne alınmalıdır. Standart olarak SMTP, SMS desteği aranmalıdır. Bununla birlikte faks sunucularının, işbirlikçi çalışma ortamı yaratan doküman yönetimi, iş akışı yönetimi tarzı yazılımlar ile entegre olabilmeleri önemli bir özelliktir. Gelen ve gönderilen fakslara bu tip sistemler içinden şeffaf bir biçimde ulaşabilmek ve bunları yine aynı sistemler içinde yönetebilmek önemli bir gereksinim olarak karşımıza çıkmaktadır.
Kurumsal süreçler gereği, ERP (Enterprise Resource Planning) tarzı "backoffice" sistemlere ait çıktıların faks otomasyonuna dahil edilmesi gerekebilmektedir. Bu tip durumlarda faks sunucularının sunduğu uygulama entegrasyonu imkanları önem kazanmaktadır. Uygulama entegrasyonu konusunda faks sunucularının destekledikleri platformlar, network, iletişim protokolleri ve mimari altyapıları belirleyici olmaktadır.
Kurumsal seviyede kullanılacak faks otomasyon yazılımlarında bulunması gereken özellikler ve destek fonksiyonlar nelerdir?
Ticari faks otomasyon yazılımları, kişisel kullanıma yönelik masaüstü uygulamalar, küçük çalışma gruplarına yönelik uygulamalar, departmental kullanıma yönelik uygulamalar ve de kurumsal boyutta kulanılan uygulamalar olmak üzere farklı kategorilere ayrılabilir.
Genel olarak ticari faks otomasyon yazılımlarının, Faks otomasyon araçlarının mimari altyapı bileşenleri nelerdir?
Bölümünde tanımlanan yapıları barındırmaları gereklidir. Bununla birlikte kurumsal düzeyde uygulamaya alınacak faks otomasyon yazılımlarında aranması gereken özellikler aşağıda tanımlanmıştır.
- Merkezi Yönetim: Özellikle dağıtık organizasyona sahip kurumlarda, merkezi yönetim önemli bir nitelik olarak karşımıza çıkmaktadır. Faks sunucusunun yüklü bulunduğu mekana ulaşmak ve bakımı sunucunun bulunduğu yerde yapmak her zaman mümkün olmayabilir, daha önemlisi maliyetli olabilir. Bu nedenle, istemci/sunucu (client/server) mimarisine sahip faks otomasyon yazılımlarının admin işlemlerinin istemci tarafından yürütülebilir olması kritik bir özellik haline gelmektedir.
- Yük Dengeleme: Yük dengeleme, aynı network üzerinde birden fazla faks sunucusu bulunması durumunda, sunucuların toplam network yükünü dengeli paylaşmaları için kullanılan bir mekanizmadır. Etkin yük dengelemesinin yapılmaması, diğer sunucuların atıl kapasitede beklemesine rağmen, darboğaz durumundaki bir sunucuda biriken mesajların saatler boyunca iletilmemesine sebep olablir.
- LCR (least cost routing) Desteği: LCR, bir network üzerinde birden fazla lokasyonda kurulu faks sunucusu bulunması durumunda, mesajların hedef adrese en yakın lokasyondaki faks sunucundan yollanmasını sağlayan, böylelikle de toplam faks yollama maliyetini minimize eden bir yöntemdir.
- Form Modülü: Faturalama veya pazarlama tarzı süreçlerde, belirli alanlarda değişken veri içeren fakat aynı görünüm ve şablona sahip dokümanları ayrı ayrı bastırarak birden çok adrese fakslamak gerekebilmektedir. Bu durumlarda elektronik form yaratma ve işleme tarzı fonksiyonlar sağlayan bir ek modül, bilgi giriş süresi ve emeğini en aza indirgeyerek otomatik fakslamayı mümkün hale getirecektir.
Aynı mantıkta, gelen ve belirli form şablonlarına uygun fakslar üzerinde basılı olan bilgileri OCR (Optical Character Recognition) tarzı akıllı tarayıcı yazılımlarla ayrıştırarak elektronik ortama aktarmak, yeniden veri girişi ihtiyacını ortadan kaldırarak verimliliği arttıracaktır.- Faks Makinası Arayüzü: Faks sunucuları, faks makinasına ihtiyaç duymaksızın, tüm faks operasyonlarının elektronik ortamda yürütülmesini sağlayabilmektedir.
Bununla birlikte, varolan faks makinaları, gerektiğinde sisteme basılı dokümanları beslemek amacıyla tarayıcı olarak kullanılabilir. Bunun gerçekleşebilmesi için faks sunucusunun ilgili faks makinasını destekleyen sürücüye sahip olması gerekmektedir.- Arşiv ve Veritabanı: Gelen/giden faksların tarihçesinin tutulması, bunlara gerektiğinde hızla ve kolaylıkla ulaşabilme, faksın yoğun kullanıldığı ve belge olarak kabul edildiği kurumlarda önemli bir gereksinimdir. Bu nedenle, tek başına kullanılacak (doküman yönetimi olmaksızın) faks sunucularında arşivleme ve veritabanı yapılarının desteklenmesi aranan bir özelliktir.
Son düzenleyen Mira; 18 Mayıs 2012 02:40
Sebep: Sayfa düzenlendi.
